HAPIJIRA : Peningkatan Kinerja Melalui Sistem Sumbang Saran (SS)

 

Grafis & Text : Agung Budiarto (DPP APKPI bidang Media dan Publikasi)

Dalam mempertahankan kinerja sebuah organisasi dan perusahaan diperlukan adanya suatu aktivitas, perbaikan dan perubahan yang bersifat berkesinambungan,atau kita kenal dengan istilah Continuous Improvement. Kita semua pasti sering melihat dan mendengar berita bahwa banyak perusahaan yang mengalami jatuh bangun dan pada akhirnya tutup. Hal ini tidak terlepas dari ketidaksanggupan mereka dalam bertahan baik secara internal dikarenakan Cost and Expenses atau kondisi eksternal Market Competition yang sangat agresif. Makin berkembangnya Informasi teknologi mendorong konsumen lebih banyak preferensi dan pilihan dalam menentukan produk barang dan jasa yang mereka perlukan. Dengan alasan demikian akan semakin mendorong banyak organisasi dalam meningkatkan daya saing berupa peningkatan sistem manajemen perbaikan. 

Perbaikan yang dilakukan bermula dari Internal Improvement dan selanjutnya akan berimbas bagi perbaikan keluar, seperti kepada pelanggan, mitra kerja, rekan, pihak ketiga dan lainnya. Selain itu hal yang tidak kalah penting dalam menjadikan Continuous Improvement ini berjalan simultan yaitu meyakinkan karyawan akan pentingnya perubahan dan perbaikan berkesinambungan ini. 

Mau tidak mau pelaku dari perbaikan ini adalah “MANUSIA” yang akan ditunjang oleh material dan Procedure yang ada. Oleh sebab itu di dalam manajemen sumber daya manusia dikenal istilah “EMPOWERMENT” yang merupakan hal yang sangat penting dalam kaitannya dengan upaya peningkatan kinerja organisasi. 

Empowerment adalah sebuah proses yang perlu dilakukan oleh setiap organisasi agar tenaga kerja mampu bekerja secara mandiri dan memiliki kinerja unggul. Hasil dari proses empowerment adalah “EMPOWERED PERSON”. Salah satu cara yang biasa digunakan untuk meng-empower tenaga kerja adalah “SUGGESTION INVOLVEMENT” yaitu mendorong karyawan untuk menyumbangkan pemikiranpemikirannya melalui program “SUGGESTION SYSTEM / SISTEM SUMBANG SARAN” formal  dengan sumbang saran, semua “IDE-IDE Improvement KREATIF” akan ditampung oleh perusahaan. Tidak ada ide using atau ide yang kurang baik. Kemungkinan ide tersebut belum menemukan bentuknya atau muncul pada saat yang tidak tepat.

Dengan ide karyawan, peningkatan kinerja akan muncul di sebuah Perusahaan, karena banyak kasus penghematan besar dalam satu perusahaan hasil dari ide karyawannya. Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja yang cepat yaitu perusahaan menciptakan sistem yang merangsang karyawannya berpikir kreatif sehingga akan muncul ide-ide brilian yang sangat mungkin akan meningkatkan kinerja perusahaan yaitu Suggestion System / Sistem Sumbang Saran dan juga tidak lupa sebuah skema intensif  bagi pemberi ide, dengan adanya “HADIAH/REWARD” bagi karyawan yang memberikan ide/ sarannya. Mengenal karakteristik perbaikan melalui system sumbang saran antara lain sebagai berikut:

PERBAIKAN BERSIFAT INOVATIF

Dikatakan bersifat Inovatif, karena perbaikannya menghasilkan kreasi-kreasi yang unik. Biasanya belum pernah ada sebelumnya, paling tidak di lingkungan perusahaan / organisasi yang bersangkutan. Pada umumnya hasil-hasil dari perbaikan melalui sistem sumbang saran selalu berupa terobosan-terobosan baru, misalnya bila menghasilkan alat/mesin, maka alat/mesin itu tidak biasa ditemukan di pasaran, jika ada, mungkin dengan spesifikasi yang berbeda. Bila mengacu pada WV model dari Profesor Shoji Shiba maka perbaikan melalui sistem sumbang saran dapat dikategorikan sebagai Proactive Improvement, hal ini dapat di-identifikasi dari:

• Perbaikan melalui Sistem Sumbang Saran selalu berorientasi pada pencegahan persoalan di masa datang.
• Menghasilkan karya-karya yang inovatif

PENCETUS IDE dan PELAKSANA PERBAIKAN

Salah satu karakteristik dari karya yang inovatif adalah kemunculannya yang sangat spontan dan pribadi, artinya sangat jarang terjadi beberapa orang sekaligus memiliki ide yang sama pada waktu yang sama pula. Hal ini yang mendasari falsalah dasar perbaikan melalui sistem sumbang saran sebagai wadah perbaikan / peningkatan mutu yang bersifat individual, karena sifat pencetusan idenya yang sangat pribadi, itulah sebabnya dalam penyusunan dokumentasi perbaikan melalui sistem sumbang saran sangat perlu dicantumkan nama pencetus ide. Jika dalam prakteknya metodologi kegiatan ini berpeluang dikerjakan dalam team work. Tentu saja bentuk team work ini lebih ditekankan pada kerjasama dalam pelaksanaan perbaikan. Maka dibentuklah Small Group Avtivity dan dalam penyusunan dokumentasinya kelak harus menggunakan metodologi 7 alat dan 8 Langkah (Gugus Kendali Mutu).

TAHAPAN PERBAIKAN TERDIRI DARI PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN

Persoalan yang diselesaikan dengan metodologi perbaikan melalui sistem sumbang saran. Biasanya persoalan yang tidak terlalu kompleks atau dapat dikatakan persoalan sederhana yang hampir setiap hari dirasakan menimbulkan ketidaknyamanan. Dikatakan persoalan sederhana karena sebenarnya sudah dikatahui penyebabnya, sehingga hanya diperlukan kreatifitas untuk mengatasinya yang diperlukan adalah membuat rencana tindakan perbaikan secara rinci dan terukur, dan melaksanakan.

TENGGAT WAKTU RELATIF SINGKAT

Pada umumnya suatu proyek perbaikan melalui sistem sumbang saran bisa diselesaikan kurang dari 3 bulan, karena sesuai dengan kesederhanaan persoalan yang diselesaikan, maka biasanya tidak memerlukan waktu lama untuk pengerjaannya.

HASIL PERBAIKAN BERSIFAT TANGIBLE DAN BERNILAI YANG TERUKUR

Mengingat perbaikan yang dilakukan cukup sederhana, maka bukanlah hal yang sulit

bagi pelaksana sistem sumbang saran untuk menghitung secara cermat nilai ekonomis dari

hasil perbaikannya. 

Dalam melaksanakan SS ini juga sangat berakitan dengan pengendalian terhadap risiko yang kita kenal dengan hirarki kontrol, antara lain rekayasa, administrasi, praktek kerja dan APD, dimana dalam pelaksanaan SS tersebut bisa menimbulkan ide gagasan dari karyawan berupa rekayasa yang lebih aman dan selamat, tentunya lebih efektif dan efisien. Tingkatkan mindset tentang gagasan dalam mengeliminasi tindakan tidak aman dan kondisi tidak aman.